Eddie, mein Coaching-Klient, wollte heute im Büro die Baugruppensitzung vorbereiten, die Verträge für Fliesenleger und Tischler fertigstellen und endlich den Unterlagenstapel auf seinem Schreibtisch ablegen. Doch kaum hat er sich an die Agenda gesetzt, spricht ihn ein Kollege an, der dringend Unterstützung bei einem Problem braucht. Kurz darauf erreicht ihn die Nachricht, dass in der Nacht in eine Baustelle eingebrochen wurde – Versicherung und Eigentümer müssen sofort informiert werden.
Während er sich um die Meldung kümmert, ruft der Polier einer anderen Baustelle an, weil keine Baufreiheit herrscht und er wieder alle Leute abzieht, wenn die Baufreiheit nicht binnen einer Stunde hergestellt wird. Und obendrein meldet sich ein Baugruppenmitglied mit Fragen zur Finanzierung, die Deadline der Abgabe ist heute.
Sein sorgfältiger Tagesplan war dahin. Er hetzte von Aufgabe zu Aufgabe. „Ich habe wiedermal nichts vom dem geschafft, was ich mir heute vorgenommen hatte“, sagte er frustriert in unserer Coaching-Sitzung.
Ad hoc Aufgaben durchkreuzen deinen Arbeitsplan
Du kennst diese Situation bestimmt auch: Eigentlich hast du dir einen klaren Plan für den Arbeitstag gemacht. Die wichtigsten Aufgaben stehen fest – und dann kommt alles ganz anders.
Ad hoc Aufgaben die nicht warten können – zumindest auf Seiten des Gegenübers, durchkreuzen deinen Plan. Die Anruferin, die noch heute von dir Unterlagen braucht. Der Kollege oder Auftragnehmer, der eine dringende Frage hat, ohne deren Antwort er nicht weiterarbeiten kann. Oder Störungen, die nicht vorhersehbar sind, weil es sonst immer funktioniert hat. Ein Beispiel? Plötzlich hat die Telefonanlage eine Macke, keiner im Büro kann mehr telefonieren. Dummerweise hast du damals die Installation alleine betreut. Nun bist es also du, der helfen soll!
Im Arbeitsalltag aus der Bahn geworfen werden
Das, was dich hier aus der Bahn wirft, sind spontane Ereignisse und Störungen, die im Berufsalltag ganz normal sind und mal mehr, mal weniger auftreten. Da wir jedoch oft den Tag mit unseren bekannten Aufgaben verplant haben, werfen sie uns aus der Bahn. Vor allem, wenn wir den Anspruch haben, alles sofort zu erledigen: Dem Kollegen die Frage sofort zu beantworten, den Anruf sofort entgegen zu nehmen oder auf die E-Mail/Chat-Nachricht sofort zu reagieren. Im Laufe der Zeit haben wir schnell die Übersicht verloren, weil während der Bearbeitung der einen Frage schon das Telefon klingelt und die nächste Aufgabe auf dem Tisch liegt. Was hat nun Priorität? Und was, wenn gleich noch die Chefin reinkommt und auch noch etwas von mir will?
Wir befinden uns permanent im „Feuerwehr-Modus“– schnell, hektisch und getrieben, aber ohne das Gefühl, wirklich etwas abgeschlossen zu haben. Schon gar nicht, die Aufgaben, die wir uns für den Tag vorgenommen haben.
Struktur und Zufriedenheit in den Arbeitsalltag bringen
Um deine Ziele zu erreichen und den Arbeitsalltag so zu strukturieren, dass du nicht den Überblick verlierst, helfen verschiedene Methoden und Techniken. Diese greifen allerdings nur, wenn deine Einstellung zu dir selbst passt. WER bist du, wenn du Ziele erreichst, strukturiert arbeitest und dennoch flexibel bleibst?
Die eigene Einstellung überprüfen
Was ist dein Selbstverständnis für deine aktuelle Arbeitsweise? Bist du die strukturierte, die alles im Griff hat aber bei Störungen stöhnt und genervt ist. Die dann vielleicht aus dem Konzept kommt und den Kopf verliert? Wie fühlt sich das an?
Oder:
Bist du die spontane, vielleicht manchmal chaotische Person, die von einem Thema zum anderen springen und flexibel auf Anforderungen reagieren kann? Wie fühlt sich das an? Schaffst du damit deine eigenen Ziele und Aufgaben?
Stört dich dein bisheriges Verhalten, ändere zunächst deine eigene Einstellung, bevor du Techniken lernst:
Wer wärst du, wenn du als strukturierte Person, mehr Flexibilität zulässt, so dass dich spontane Aufgaben nicht aus der Ruhe bringen? Wie würde es sich anfühlen, nicht voll durchgeplant zu sein und Puffer zu haben? Fehlt dir dann was? Fühlt es sich vielleicht unloyal gegenüber Kollegen oder Vorgesetzte an, nicht jede Minute vollgepackt zu haben?
Oder:
Wer wärst du, wenn du als spontane Person deinen Aufgaben Priorität einräumst und nur drumherum flexibel reagierst. Müsstest du dann deine Hilfsbereitschaft zurückschrauben? Würde dir dann Anerkennung fehlen? Würde dir dann vielleicht der Zeitdruck und der Spaß am „Feuerwehr spielen“ fehlen?
Erst nach dieser Reflexion machen meiner Erfahrung nach Tools und Techniken sind, die dir bei dem WIE der Strukturierung helfen:
Realistische Planung und klare Fokussierung
Es mag Arbeitstage geben, die von Anfang bis Ende nach Plan verlaufen. Sie werden jedoch eher die Ausnahme sein. Erkenne das an! Es ist zudem unmöglich, hintereinander weg voller Konzentration zu arbeiten. Dein Körper und Geist brauchen auch mal Pausen, Zerstreuung und langsamere Phasen.
Statt also den Tag komplett mit deinen Aufgaben und Terminen durchzutakten, arbeite mit Pufferzeiten und klaren Prioritäten. Verplane 60-70% deiner Zeiten für die Dinge, die dich in der Arbeit und deinen Zielen weiterbringen. Schreibe dir die wichtigste Aufgaben auf, sie hat Priorität! Die anderen 40-30% sind Puffer für Unvorhergesehenes und Niedrigenergiephasen.
Den eigenen Biorhythmus kennen
Jeder Mensch hat nicht zu jeder Zeit dieselbe Energie. Finde heraus, wann du produktiv und voller Energie bist und wann eher etwas Gedankenverloren. Kannst du dich morgens gut konzentrieren oder eher Nachmittags? Bist du nach dem Mittagessen oder nach einem langen Gespräch eher etwas fahriger? Finde es heraus! Lege dir dann die wichtigen, große Aufgaben in die Zeit voller Energie sowie kleinere, weniger Konzentration erfordernde Aufgaben in die Niedrigenergiephasen.
Umgang mit Unterbrechungen
Lass in deiner Produktivphase keine Unterbrechungen zu. Schließe die Zimmertür, informiere die Kollegen über die Fokusszeit oder stelle ein Schild auf. Schalte E-Mails und Messenger-Dienste auf Stumm und leite das Telefon auf den Anrufbeantworter um. Das geht zum Teil automatisiert mit einer Kalenderbuchung.
Fühlt sich komisch an? Das kann schon sein. Verändertes Verhalten fühlt sich zum Anfang immer eigenartig an, es braucht eine Umgewöhnungszeit: sowohl für dich als auch für deine Kollegen oder Kunden.
Klärt also gegebenenfalls gemeinsam im Team, wie ihr mit Fokuszeiten umgehen wollt. Vielleicht übernehmt ihr untereinander die Vertretung? Oder ihr schaltet euer konzentrietes Arbeiten parallel und akzeptiert, dass ihr dann alle zur gleichen Zeit nicht erreichbar seid? Kommuniziert dann eure Fokuszeit an die anderen, z.B. auf eurer Website oder an der Eingangstür.
„Klopft“ trotz Fokuszeit jemand an und du ahnst, es ist dringend, teile das sofort dem Gegenüber mit. Tu nicht so, als hättest du alle Zeit der Welt und wärst ganz Ohr. Nein. Das ist eine Unterbrechung und du gehst nur ran, um einen schnellen Tipp zu geben, auf einen Kollegen oder eine Kollegin zu verweisen oder dir eine Notiz für einen späteren Zeitpunkt zu machen, an dem du dich der Sache annimmst. Mehr nicht. Zurück an deine Aufgabe!
Gibt es häufiger Unterbrechungen und Störungen, schreibe hierüber Protokoll und prüfe, ob es Muster gibt, die du bzw. ihr im Team verbessern könnt.
Rituale für Struktur
Überlege dir, wie du deinen Tag strukturieren kannst, um die Arbeitsanforderungen und deinen Biorhytmus in Einklang zu bringen und den Tag mit gutem Gefühl zu beenden.
Eddi vom Beispiel oben beschloss beispielsweise, sich 30 Minuten vor Feierabend einen Wecker zu stellen. Dann schloss er in 10-20 Minuten die Arbeit ab oder rundete sie so ab, das er am nächsten Tag wußte, wo er weitermachen muss. Die verbleibenden Minuten nutzte er zum Reflektieren seiner Arbeitsstruktur und anerkennen der erledigten Aufgaben. So verließ er innerlich aufgeräumt und Stolz den Arbeitsplatz und konnte den Feierabend genießen.
Struktur im Arbeitsalltag bedeutet: bewusstes, fokussiertes Arbeiten für eine bestimmte Zeit sowie Freiraum für Ad hoc Aufgaben und Störungen drumherum.
Entscheide bei spontanen Aufgaben, was Vorrang hat und dich deinem Ziel näher bringt. Du musst nicht alles sofort erledigen. Weise ruhig mal Aufgaben zurück oder notiere sie für später. Mit dieser Herangehensweise kannst du flexibel reagieren, ohne dich selbst und dein (Arbeits-) Ziel aus den Augen zu verlieren.
Entscheide bei spontanen Aufgaben, was Vorrang hat und dich deinem Ziel näher bringt. Du musst nicht alles sofort erledigen. Weise ruhig mal Aufgaben zurück oder notiere sie für später. Mit dieser Herangehensweise kannst du flexibel reagieren, ohne dich selbst und dein (Arbeits-) Ziel aus den Augen zu verlieren.
7 Tipps für strukturiertes Arbeiten trotz „Chaos-Gefahr“:
- Reflektiere die Einstellung zu deiner Arbeitsweise und welchen emotionalen Gewinn und Preis sie hat.
- Gehe davon aus, dass du nicht 100% der Zeit für deine Aufgaben zur Verfügung hast. Plane nur 60–70 % deines Tages fest ein – der Rest ist Puffer für Spontanes.
- Schreibe am Morgen eine(!) wichtigste Aufgabe auf – die hat Priorität.
- Plane Fokuszeiten ein, bei denen du über 40 Minuten bis 2 Stunden ungestört Aufgaben erledigst, die mehr Konzentration und ein längeres Dranbleiben erfordern.
- Unterscheide bei Ad hoc-Aufgaben zwischen dringend und wichtig. Dabei ist wichtig nicht das, was dein Kunde oder deine Kollegin will, sondern das, was dich deinem Ziel näher bringt.
- Führe ein „Störungsprotokoll“: Notiere, was dich häufig aus dem Plan bringt, um Muster zu erkennen und zu beseitigen.
- Beende den Tag mit 10 Minuten Reflexion auf das Geschaffte: Was war wichtig? Was war gut? Was habe ich heute erreicht?
Strukturiertes Arbeiten bedeutet nicht, dass es keine Unterbrechungen oder Flexibilitäten mehr gibt. Es bedeutet, dass du Puffer einplanst und deine Prioritäten auch in turbulenten Situationen im Auge behältst. Coaching unterstützt dich dabei, deine Selbstorganisation so zu gestalten, dass Flexibilität und Klarheit Hand in Hand gehen.
Wenn du dir wünschst, mehr Struktur und weniger Chaos zu erleben, endlich raus aus dem reinen „Feuerwehr-Modus“ zu kommen, zufriedener zu sein und nachhaltige Struktur in deinen Arbeitsalltag zu bringen, dann lass uns sprechen. Gemeinsam entwickeln wir Methoden, die zu dir und deinem Arbeitsplatz passen.
Claudia Seidel
Coaching Methoden
Systemisches und Lösungsfokussiertes Fragen, Kontextueller Eisberg, Hintergrundinfo Eisenhauer Prinzip und Workhacks
Als ehemalige Mitarbeiterin in internationalen Teams, Produkt-Managerin und Geschäftsführerin erlebte ich, Claudia Seidel, jahrelang den Unterschied zwischen Führungskräften, die ihre Mitarbeiter*innen managen und Führungskräften, die ihre Mitarbeiter*innen leiten. Ich erlebte den Unterschied zwischen dem Nebeneinander von Kollegen und dem Miteinander von Teams. Die Hintergründe dafür zu Erkennen und dieses Wissen weiterzugeben ist inzwischen meine Profession geworden. Profitieren Sie von meiner Expertise!
- über 20 Jahre Erfahrung in Personal-, Organisations- und Teamentwicklung.
- mehr als 1.500 Stunden Coaching von Fach- und Führungskräften sowie Teams
- professionell ausgebildet und ständig fortgebildet in verschiedenen Fähigkeiten und Methoden wie Resilienz Coaching, Scrum, Design Thinking, ORSC(TM) u.a.